Um carimbo datador regista num segundo quando um documento entra ou sai: correspondência recebida, faturas, guias de remessa assinadas ou trabalhos entregues na escola. Nesta secção há datadores, uma almofada de substituição e frascos de tinta para manter os carimbos do escritório sempre prontos, com marcas nítidas e na cor que cada procedimento exige.
Num datador manual, confirme que as bandas do dia, mês e ano rodam com facilidade e deixe a data acertada no início do dia. A almofada deve ser um pouco maior do que a superfície do carimbo para que este fique entintado por inteiro de uma só vez. Quando as marcas saírem claras, distribua algumas gotas de tinta pela almofada e espere que sejam absorvidas antes de voltar a carimbar; não a encharque, porque a tinta em excesso borra. Use sempre tinta da mesma cor da almofada e própria para carimbos de borracha.
A cor também comunica: o azul distingue o original de uma fotocópia, o vermelho serve para assinalar urgências ou «pago», e o preto é o mais sóbrio para o dia a dia.
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