Arquivo e classificação

Arquivo e classificação: pastas para arquivar e organizar documentos

Encontrar um contrato, uma fatura ou um recibo em segundos depende da forma como estão guardados. Nesta secção reunimos pastas para arquivar e acessórios de classificação para casa, escritório, gabinete de contabilidade ou cartório: desde a pasta que se leva todos os dias debaixo do braço até à que guarda documentação antiga numa estante. Formatos A4 e fólio, em cartão, plástico, tecido e EVA, de marcas como MP, Q-Connect e Liderpapel.

Tipos de pastas para arquivar

• Capas de escritório: de argolas, com elásticos, com botão, com fecho, tipo mala e de apresentação, para o trabalho diário. Todas em capas de escritório.
• Dossiers e micas: protegem folhas soltas sem as encadernar, em bolsas em L, com ferragem fastener ou como micas perfuradas de 50 e 80 mícrones. Estão em dossiers e micas.
• Classificadores: capas de 60 bolsas fixas, capas com mola, pranchetas e bolsas transparentes para separar papéis por temas, em classificadores.
• Arquivo definitivo: pastas de cartão em formato fólio prolongado, em embalagens de 25, para o que já não se consulta, dentro de fichas e ficheiros.
• Recargas: folhas A4 e fólio de 90 e 100 g, lisas ou quadriculadas, já furadas para capas de argolas.

Como organizar documentos sem perder nada

Um bom sistema separa três níveis. O que se usa todos os dias fica em capas de argolas ou com elásticos, à mão na secretária. O que se consulta de vez em quando, como contratos ou apólices de seguro, vai para dossiers ou capas de bolsas dentro de um armário. E o que apenas se guarda por obrigação, como a documentação fiscal de anos anteriores, segue para pastas de arquivo definitivo identificadas por ano.

Atribua uma cor a cada tema, a cada cliente ou a cada membro da família e identifique sempre a lombada: assim qualquer pessoa encontra o que procura sem abrir pasta a pasta. Para escrituras, diplomas ou certidões que não se querem furar, use micas perfuradas ou bolsas em L: o documento fica protegido e o original intacto.

A4 ou fólio: escolha bem o formato

O A4 (210 × 297 mm) é o tamanho do que sai da impressora. O fólio, um pouco mais comprido, mantém-se em muitas pastas de arquivo e em documentos antigos. Se guarda os dois tamanhos, escolha pastas em fólio: o A4 cabe nelas, mas o contrário não.